Kesalahan dalam komunikasi bisnis sering kali bukan terjadi karena orang tidak mau bekerja sama, melainkan karena setiap orang memahami pesan dengan cara yang berbeda.
Pagi itu, Rina mengirim pesan kepada Doni. “Don, data produksi hari ini tolong segera dikirim ke saya, ya. Nanti saya teruskan ke Pak Arif.” Rina merasa pesannya sudah jelas.
Doni merasa tidak ada yang perlu dipertanyakan. Ia berencana mengirim data setelah seluruh proses produksi selesai.
Masalahnya, Pak Arif membutuhkan data tersebut sebelum rapat pukul 14.00.
Ketika pukul 13.30 laporan belum juga masuk, Rina mulai panik. “Doni, datanya mana? Saya kan sudah minta dari tadi pagi.”
Doni terlihat bingung. “Saya kira dikirim setelah produksi selesai.”
Sari yang mendengar percakapan itu ikut menimpali. “Kalau memang dibutuhkan sebelum jam dua, kenapa dari awal tidak disampaikan?”
Semua orang merasa sudah melakukan tugasnya dengan benar. Namun, pekerjaan tetap terlambat.
Inilah contoh sederhana bahwa kesalahan dalam komunikasi bisnis tidak selalu muncul karena kurangnya kemampuan atau niat yang buruk. Sering kali, masalah muncul karena pesan yang disampaikan tidak memiliki konteks, tujuan, atau makna yang sama bagi setiap orang. Dalam dunia kerja, kesalahan dalam komunikasi bisnis dapat menyebabkan pekerjaan terhambat, keputusan tertunda, konflik antarbagian, bahkan hilangnya kepercayaan di dalam tim. Karena itu, memahami kesalahan dalam komunikasi bisnis menjadi penting bagi siapa pun yang ingin membangun kerja sama yang lebih efektif.
Lalu, apa saja kesalahan dalam komunikasi bisnis yang paling sering terjadi, dan bagaimana cara mengatasinya?
Mari kita kembali ke cerita Rina dan timnya.
1. Menggunakan Kata yang Terlalu Umum
Kembali ke pesan Rina:
“Data produksi hari ini tolong segera dikirim.”
Apa arti “segera”?
Bagi Rina, mungkin berarti sebelum pukul 14.00.
Bagi Doni, “segera” berarti setelah data selesai dikumpulkan.
Tidak ada yang benar-benar salah. Masalahnya ada pada satu kata yang memiliki ruang interpretasi terlalu luas.
Kata-kata seperti:
- segera,
- secepatnya,
- nanti,
- sebentar,
- secepat mungkin,
- kalau sudah sempat,
bisa menimbulkan kesalahan dalam komunikasi bisnis ketika tidak disertai konteks yang jelas.
Jika ada batas waktu, katakan batas waktunya.
“Don, tolong kirim data produksi hari ini paling lambat pukul 13.00 karena akan saya gunakan untuk rapat dengan Pak Arif pukul 14.00.”
Kalimatnya memang lebih panjang. Namun, pesan tersebut menghilangkan ruang untuk menebak. Komunikasi yang baik bukan selalu komunikasi yang paling singkat. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang membuat orang lain tidak perlu menebak-nebak maksud kita.
2. Menganggap Orang Lain Memiliki Konteks yang Sama
Setelah masalah laporan selesai, Pak Arif meminta Rina menjelaskan apa yang terjadi.
Rina menjawab, “Saya sudah kasih tahu Doni dari pagi.”
Pak Arif kemudian bertanya, “Apakah Doni tahu untuk apa data itu dan kapan dibutuhkan?”
Rina terdiam. Ia tahu. Doni tidak.
Ini adalah kesalahan dalam komunikasi bisnis yang sering terjadi: kita lupa bahwa informasi yang ada di kepala kita belum tentu ada di kepala orang lain.
Rina tahu ada rapat pukul 14.00.
Pak Arif tahu data tersebut akan digunakan untuk mengambil keputusan.
Doni hanya tahu bahwa Rina membutuhkan data produksi.
Ketiganya menerima informasi yang berbeda.
Asumsi bahwa orang lain mengetahui konteks yang kita ketahui dapat menimbulkan kesalahan dalam komunikasi bisnis. Jika informasi tersebut penting, sampaikan konteksnya.
Misalnya:
“Data ini akan digunakan Pak Arif untuk menentukan apakah jadwal pengiriman minggu depan tetap sesuai rencana.”
Satu kalimat tambahan dapat membuat seseorang memahami mengapa pekerjaannya penting, bukan hanya apa yang harus dikerjakan.
3. Memberikan Instruksi Tanpa Menjelaskan Hasil yang Diharapkan
Doni kemudian membawa persoalan tersebut kepada Sari. “Bu, Rina minta data produksi.”
Sari mengernyitkan dahi. “Data yang mana?”
Doni pun menjelaskan seadanya.
Ternyata Rina membutuhkan data jumlah produksi, jumlah produk yang selesai, produk yang masih dalam proses, dan kendala produksi.
Sari baru mengetahuinya setelah Doni bertanya. Padahal, kalau sejak awal Rina menyebutkan format dan informasi yang dibutuhkan, prosesnya akan jauh lebih mudah.
Ini contoh lain dari kesalahan dalam komunikasi bisnis: memberikan tugas tanpa menjelaskan hasil yang diharapkan.
Instruksi seperti ‘tolong buat laporan’ masih menyisakan banyak pertanyaan.
Laporan tentang apa?
Untuk siapa?
Dalam format apa?
Berapa halaman?
Kapan harus selesai?
Informasi apa yang harus dimasukkan?
Instruksi yang lebih jelas:
“Tolong buat laporan produksi minggu ini dalam format yang biasa kita gunakan. Sertakan total produksi, jumlah produk cacat, produk yang masih dalam proses, dan kendala produksi. Saya membutuhkan draft-nya sebelum pukul 15.00.”
Semakin penting pekerjaannya, semakin penting pula detail hasil yang diharapkan.
4. Menggunakan Kata-Kata yang Membuat Orang Merasa Disalahkan
Masalah berikutnya muncul ketika Sari berbicara dengan Dimas. “Kenapa data produksi belum lengkap? Kalau dari awal lebih teliti, kita tidak akan seperti ini.”
Dimas diam.
Sari sebenarnya sedang mengejar pekerjaan. Ia tidak bermaksud menjatuhkan Dimas.
Namun, yang didengar Dimas bukan solusi. Yang ia dengar adalah: “Kamu tidak teliti.”
Inilah salah satu kesalahan dalam komunikasi bisnis yang sering terjadi dalam lingkungan kerja: kita menyampaikan masalah dengan menyerang orangnya, bukan membahas situasinya.
Bandingkan:
“Kamu tidak teliti.”
dengan:
“Ada beberapa data yang belum masuk. Mari kita cek bagian mana yang terlewat.”
Masalahnya tetap disampaikan. Standarnya tetap dijaga. Namun, orang yang diajak bicara tidak langsung ditempatkan sebagai pihak yang harus membela diri. Ketika seseorang merasa diserang, energi percakapan sering bergeser dari mencari solusi menjadi membuktikan bahwa dirinya tidak salah.
Karena itu, ketika memberikan feedback, fokuskan pembicaraan pada:
situasi → dampak → solusi.
Bukan:
orang → kesalahan → menyalahkan.
5. Terlalu Cepat Menanggapi Tanpa Benar-Benar Mendengarkan
Beberapa hari kemudian, masalah lain muncul. Dalam meeting, Bimo sedang menjelaskan hasil analisis penjualan.
Andra langsung menyela. “Berarti masalahnya target terlalu tinggi, kan?”
Bimo berhenti bicara. “Bukan itu yang saya maksud.”
Andra sebenarnya hanya ingin membantu menemukan solusi. Namun, ia sudah mengambil kesimpulan sebelum Bimo selesai menjelaskan.
Hal seperti ini sering terjadi dalam komunikasi. Kita mendengar beberapa kalimat, merasa sudah memahami maksudnya, lalu buru-buru memberikan respons. Padahal, mendengarkan bukan sekadar diam ketika orang lain berbicara.
Mendengarkan berarti memberikan ruang bagi orang lain untuk menyelesaikan pikirannya. Jika belum memahami, bertanya. Jika belum yakin, mengonfirmasi.
Misalnya:
“Kalau saya tangkap dari penjelasanmu, masalah utamanya bukan target, tetapi pola penjualan di dua bulan terakhir. Benar begitu?”
Pertanyaan sederhana seperti ini dapat mencegah kita melakukan kesalahan dalam komunikasi bisnis.
6. Berbicara dengan Cara yang Sama kepada Semua Orang
Maya memperhatikan satu hal lain dari berbagai masalah yang terjadi.
Rina berbicara kepada Doni dengan cara yang sama seperti ketika ia berbicara kepada Pak Arif.
Andi menyampaikan ide marketing kepada Siska dengan cara yang sama seperti kepada pelanggan.
Padahal, setiap orang memiliki kebutuhan informasi yang berbeda.
Cara berkomunikasi tidak bisa selalu disamaratakan.
Doni yang sistematis mungkin membutuhkan instruksi yang runtut dan jelas.
Dimas yang praktis mungkin lebih mudah memahami arahan yang konkret dan langsung pada tindakan.
Bimo yang data driven membutuhkan angka dan bukti.
Sementara Pak Arif sebagai General Manager membutuhkan informasi yang membantu pengambilan keputusan.
Karena itu, komunikasi yang efektif bukan hanya tentang apa yang kita katakan, tetapi juga kepada siapa kita mengatakannya.
Maya menjelaskan hal tersebut kepada tim:
“Kalau kita ingin orang lain memahami pesan kita, jangan hanya berpikir dari sisi pengirim. Coba lihat dari sisi penerima. Informasi apa yang dia butuhkan supaya bisa memahami dan bertindak?”
Ini juga menjadi salah satu alasan mengapa mengenali gaya perilaku dan komunikasi seseorang dapat membantu kerja sama tim.
Bukan untuk memberi label kepada orang lain, melainkan untuk menemukan cara berkomunikasi yang lebih efektif.
7. Berkomunikasi Saat Emosi Sedang Tinggi
Kesalahan terakhir justru sering terjadi ketika masalah sudah menumpuk.
Sore itu, Sari menerima pesan dari salah satu vendor. Ada keterlambatan pengiriman bahan. Ia langsung mengetik, “Kalau seperti ini terus, bagaimana kami bisa bekerja sama dengan kalian?” Jarinya hampir menekan tombol kirim.
Namun, Maya yang melihat layar ponselnya berkata, “Bu Sari, boleh saya tanya? Ibu ingin menyelesaikan masalahnya atau ingin melampiaskan kekesalan?”
Sari terdiam. Pertanyaan itu membuatnya membaca kembali pesannya. Ia memang sedang marah. Namun, tujuan komunikasinya bukan membuat vendor merasa bersalah. Ia ingin memastikan bahan tiba tepat waktu.
Akhirnya, pesannya diubah:
“Kami memahami ada kendala dalam pengiriman. Namun, keterlambatan ini berdampak pada jadwal produksi kami. Mohon konfirmasi kapan bahan dapat kami terima dan langkah apa yang bisa dilakukan agar keterlambatan tidak berlanjut.”
Pesannya tetap tegas. Masalah tetap disebutkan. Namun, pintu untuk menyelesaikan masalah masih terbuka.
Tidak semua hal harus langsung dijawab ketika emosi sedang tinggi.
Kadang-kadang, jeda beberapa menit dapat menyelamatkan hubungan yang dibangun selama bertahun-tahun.
Ternyata Masalahnya Bukan Selalu pada Komunikasi yang Kurang
Setelah mengevaluasi kejadian tersebut, Pak Arif mengumpulkan beberapa orang yang terlibat. “Saya rasa masalah kita bukan karena kurang komunikasi,” katanya.
Semua orang diam.
“Justru kita terlalu sering berkomunikasi. Pesan masuk terus. Meeting ada. Chat ada. Telepon ada. Tapi apakah semua orang memahami hal yang sama?”
Maya mengangguk.
Inilah persoalan yang sering luput dari perhatian.
Komunikasi yang efektif bukan tentang seberapa sering kita berbicara. Bukan pula tentang seberapa panjang pesan yang kita tulis.
Kesalahan dalam komunikasi bisnis dapat dihindari jika pesan tersebut:
- memiliki tujuan yang jelas,
- dipahami oleh penerima,
- disampaikan dengan cara yang sesuai,
- menghasilkan tindakan yang diharapkan,
- dan memberi ruang untuk umpan balik.
Bahkan, dalam komunikasi bisnis, masalah dapat muncul sejak pesan dikembangkan, saat pesan dikirim, maupun ketika penerima menafsirkan pesan tersebut.
Artinya, ketika terjadi miskomunikasi, pertanyaan yang perlu diajukan bukan hanya:
“Siapa yang salah?”
Tetapi:
“Di bagian mana pesan kita mulai kehilangan makna?”
Business Insight: Komunikasi Adalah Bagian dari Cara Kita Bekerja
Perusahaan bisa memiliki sistem yang bagus. Target bisa dibuat dengan jelas. Prosedur kerja bisa ditulis dengan lengkap.
Namun, semuanya tetap bergantung pada manusia yang menjalankannya. Ketika satu orang salah memahami instruksi, satu bagian terlambat menerima informasi, atau satu kalimat menimbulkan konflik, dampaknya bisa bergerak ke bagian lain.
Karena itu, kemampuan berkomunikasi bukan sekadar soft skill tambahan. Ia merupakan bagian dari cara seseorang bekerja.
Cara seorang pemimpin memberikan arahan.
Cara seorang supervisor memberikan feedback.
Cara seorang sales berbicara dengan pelanggan.
Cara seorang purchasing bernegosiasi dengan vendor.
Cara seorang staf menyampaikan masalah kepada atasannya.
Bahkan cara seseorang mengatakan, “Saya tidak setuju.”
Semua itu adalah komunikasi.
Dan dalam banyak situasi, yang menentukan hasil akhirnya bukan hanya apa yang kita sampaikan, tetapi bagaimana kita menyampaikannya.
5 Pertanyaan Sebelum Mengirim Pesan atau Memberikan Instruksi
Mulai sekarang, sebelum mengirim pesan penting, demi menghindari kesalahan dalam komunikasi bisnis, cobalah berhenti sejenak dan tanyakan:
1. Apa tujuan saya menyampaikan pesan ini?
Apakah saya ingin memberikan informasi, meminta sesuatu, mencari solusi, atau meminta keputusan?
2. Apakah pesan saya cukup spesifik?
Apakah ada kata seperti “nanti”, “segera”, atau “secepatnya” yang bisa ditafsirkan berbeda?
3. Apakah orang ini memiliki konteks yang sama dengan saya?
Jika tidak, informasi apa yang perlu saya tambahkan?
4. Bagaimana kemungkinan orang lain menerima kalimat saya?
Apakah terdengar jelas, tegas, atau justru menyalahkan?
5. Apakah saya sudah memberi ruang untuk feedback?
Jangan menganggap komunikasi selesai hanya karena kita sudah menekan tombol “kirim”.
Karena komunikasi sebenarnya baru selesai ketika pesan kita dipahami.
Ubah Cara Bicara, Ubah Cara Orang Merespons
Kita sering mengira masalah dalam pekerjaan berasal dari orang lain.
Doni tidak memahami instruksi.
Sari terlalu keras.
Andra terlalu cepat menyimpulkan.
Vendor tidak memberikan informasi dengan baik.
Namun, mungkin ada pertanyaan yang lebih penting untuk kita ajukan kepada diri sendiri:
Apakah cara kita berbicara ikut berkontribusi terhadap masalah tersebut?
Kita tidak selalu bisa mengendalikan bagaimana orang lain berpikir.
Kita juga tidak bisa menentukan bagaimana seseorang akan merespons.
Tetapi kita bisa mengendalikan kata-kata yang kita pilih.
Kita bisa belajar mengatakan sesuatu dengan lebih jelas.
Lebih tegas tanpa merendahkan.
Lebih jujur tanpa menyakiti.
Lebih percaya diri tanpa mendominasi.
Dan lebih sadar bahwa setiap kata yang kita ucapkan dapat meninggalkan sesuatu pada orang lain.
Mungkin hanya sebuah kesan.
Mungkin sebuah kepercayaan.
Mungkin sebuah hubungan.
Atau, bisa jadi, sebuah kesempatan.
Ingin Mengubah Cara Bicaramu?
Cara kita berbicara bukan hanya memengaruhi pekerjaan.
Ia ikut memengaruhi bagaimana orang lain melihat kita, bagaimana hubungan terbentuk, bagaimana kita menyampaikan nilai diri, dan bagaimana kita merespons berbagai kesempatan dalam hidup.
Jika Anda ingin belajar lebih jauh tentang bagaimana mengubah kebiasaan berbicara dan menggunakan kata-kata dengan lebih sadar, ebook Ubah Bicaramu, Ubah Rezekimu dapat menjadi langkah berikutnya. Karena mungkin, perubahan yang selama ini kita cari tidak selalu dimulai dari mengubah keadaan. Dapatkan ebook Ubah Bicaramu, Ubah Rezekimu secara gratis dengan klik di sini.
Kadang, perubahan itu dimulai dari mengubah cara kita berbicara.
